Conheça as melhores práticas de gerenciamento de projetos de tecnologia

Conheça as melhores práticas de gerenciamento de projetos de tecnologia

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No momento atual, em que as empresas cada vez mais voltam suas atenções para o processo de transição para a Transformação Digital e para a Quarta Revolução Industrial, as práticas de gestão são essenciais. E aqui falamos de tudo: gestão de pessoas, de produto, administrativo-financeira, mas especialmente de projetos. Afinal, a evolução tecnológica tende a afetar principalmente essa etapa, em seu braço estratégico. Para as empresas, estabelecer um guia de boas práticas de gerenciamento de projetos é um dos principais passos na redução de erros, aumento da eficiência prática e na potencialização dos lucros.

E essa não é uma mera afirmação, mas uma verdade comprovada. Segundo levantamento da PMI, empresas que aplicam o gerenciamento de projetos veem uma economia 28 vezes maior do que nas que relegam o assunto.

Mas então porque tocamos no assunto? Parece evidente que essa é uma metodologia necessária em todas as empresas. Bom, ela é sim e muitas vezes é aplicada, mas de forma errada.

Em 2015, um estudo da 4PM descobriu que a maioria das organizações computavam uma taxa de até 70% de falha em seus projetos. Isso mesmo: mais do que dois terços dos projetos não atingiam os resultados esperados.

E assim, algo que deveria ser essencial e objetivo de evolução dentro das companhias, pode ficar datada em pouco tempo. Com isso, projetos inteiros sofrem uma redução drástica na qualidade de execução e entrega, afetando o crescimento de toda empresa.

No artigo de hoje, vamos reverter esse cenário: da origem ao gerenciamento, vamos buscar entender o que é e como conduzir um projeto de sucesso. E então, pronto para aprender tudo e dar mais esse passo em direção à Transformação Digital? Continue a leitura conosco!

A importância da gestão de projetos no processo de Transformação Digital

Você quer saber, de cara, qual a importância de estabelecer o gerenciamento de projetos em sua empresa? A resposta não poderia ser mais evidente:

Dinheiro.

Isso mesmo, o gerenciamento de projetos — em especial no processo de Transformação Digital — não é apenas uma maneiro da sua empresa evitar o desperdício de dinheiro. Na verdade, trata-se de uma metodologia que ajuda você a entender como investir: de maneira eficiente, assertiva e otimizada. Dessa forma, cada centavo vale algo.

Segundo levantamento da Wrike, só em 2015, as companhias perderam US$ 109 milhões para cada US$ 1 bilhão investido em projetos. Mais de 10% do total no ano.

No entanto, não há como descartar seu efeito interno: uma má política de gerenciamento representa também desperdício de tempo e de habilidades do seu time. Dessa forma, sua empresa fica sempre presa no mesmo lugar, longe de alcançar os objetivos estabelecidos.

Em vários casos, falhas como essas estão ligadas à falta de uma estrutura organizacional desenvolvimentista. Ou seja, sem um responsável pelo gerenciamento de projetos ou mesmo uma Governança Corporativa e de TI básica, não mantêm um histórico de projetos.

Se tratam de insumos qualificados, inteligência de negócios da mais alta qualidade, mas que permanece oculta.

Assim, erros e acertos ficam no passado e não servem de lição para os próximos. Ainda como consequência, cria-se uma percepção na empresa de que o gerenciamento de projetos não deve ser alvo de investimentos, pois representa desperdício de recursos.

A verdade é que um bom gerenciamento de projetos ocasiona exatamente o oposto. Por se manter alinhado às principais tendências de gestão, é capaz de se adequar para qualquer demanda, das mais simples às mais complicadas.

Ou seja, além de tornar a execução do time mais dinâmica, competente em todo tipo de projeto, sua empresa otimiza investimentos, poupando recursos e potencializando os ganhos.

Afinal, qual a origem de um projeto dentro da empresa?

Antes de entender as boas práticas de gerenciamento de projetos, é necessário compreendê-los como um todo. O entendimento por trás dessa estruturação lhe dará mais ferramentas estratégicas para identificar os pontos de melhoria dentro da sua empresa.

Em geral, o projeto surge de diferentes formas:

  • Uma solicitação do cliente: quando um novo produto ou solução deve ser lançado para atender às necessidades do cliente.
  • Uma demanda de mercado: quando é o mercado quem pede por uma mudança, como uma atualização tecnológica (lembre-se da Transformação Digital), etc.
  • Necessidade interna: quando é preciso rever aspectos internos da empresa, como sistemas legados e processos obsoletos.
  • Obrigação social: quando o projeto tem a ver com o terceiro setor, envolvendo ações de cuidado ao meio ambiente, combate à pobreza na região da empresa, etc.
  • Questões legais: quando o projeto é motivado por mudanças em leis, novas exigências do governo (como o LGPD, por exemplo).
  • Avanço tecnológico do mercado: novidades tecnológicas que impulsionam novos projetos (como empresas de Telecom se adaptando ao 5G, por exemplo).

O início de um projeto dentro da empresa

De forma prática, um novo projeto tem origem já nas primeiras visitas do cliente à empresa para discutir questões de pré-venda. Ou seja, antes do próprio kick-off. É o que faz parte da Jornada de Compra, muito importante para a Transformação Digital.

Identificar uma oportunidade faz parte da raiz de um projeto bem-sucedido.

É nesta etapa que seu time de pré-vendas entende as necessidades do cliente. São esses tópicos que servirão de outline para o Termo de Abertura do Projeto.

Após essas preliminares, seu time terá insumo suficiente em mãos para criar um rascunho do que será o escopo de todo projeto.

O que leva um projeto a fracassar? Entenda os motivos

Em geral, pode-se apontar dois motivos: falta de foco e de metodologia de gestão.

Muitas vezes, o que leva um projeto a fracassar é a falta de foco e direcionamento concreto por parte dos responsáveis.

Constantes mudanças de escopo, ocasionadas por um kick-off impreciso, podem ser circunstanciais para isso. Não é raro ver situações do tipo. Por exemplo: o projeto começar visando a construção de um galpão para guardar equipamentos mas terminar projetando a construção de um edifício de quatro andares. Tudo isso sem acrescentar nada ao orçamento.

Logicamente, está fadado ao fracasso.

Por outro lado, o relapso quanto ao foco pode estar relacionado à falta de comprometimento das áreas. Não que a culpa seja necessariamente dos participantes do projeto, mas sim a uma má gestão de equipe.

Sem o envolvimento do time inteiro nas questões decisivas, o que se tem é uma comunicação atravessada e cheia de ruídos. Dessa forma, é impossível ter alinhamento estratégico total. Além disso, muitas vezes, esse desencontro evita a troca livre de ideias e de insights valiosos para o projeto.

Já a falta de uma metodologia estabelecida, justamente, ocasiona nessas duas falhas mencionadas acima. Com um processo bem estabelecido, esses seriam problemas resolvidos já na origem do time do projeto.

O caminho para o sucesso: os principais fatores

É possível mapear alguns fatores determinantes para projetos bem-sucedidos, relacionando-os com políticas de gerenciamento de projetos.

Em épocas de Transformação Digital, é mais do que necessário ter esses pontos em mente: são eles que vão guiar a aplicação de sua metodologia em estabelecer uma estratégia de gestão.

Confira!

Finalizar dentro do prazo

A finalizar um projeto no prazo, você cumpre com vários requisitos. Além do acordado com o cliente, você se mostra capaz de cumprir com as próprias metas estabelecidas internamente.

Essa conquista está relacionada à questões como um bom controle de execuções e alterações, registros atualizados do progresso (em relação ao planejamento) e a mitigação de possíveis riscos.

Finalizar dentro do orçamento

Segundo a Harvard Business Review, os projetos costumam passar em 27% o orçamento estipulado no início. Algo que, de acordo com mais da metade dos gestores de projeto, é a causa deles fracassarem.

Portanto, uma boa gestão financeira é essencial: o controle de custos deve ser firme e seguindo o escopo, envolvendo tudo que é relacionado ao projeto, sejam materiais, equipamentos e pessoas.

Qualquer alteração que impacte neste valor deve ser discutida com os superiores e sua aplicação deve passar por um comitê de mudanças. Assim, é possível ter o controle rigoroso dos gastos.

Entrega de valor real

De nada adianta engajar todo um time em um projeto e estabelecer medidas de gerenciamento, se o seu resultado não se reverter em valor para o interessado. É preciso que cada projeto seja parte de uma solução prática ou estratégica, que resolva as dores do cliente ou de sua empresa.

Em outras palavras, é necessário deixar seu cliente ou a quem se destinar o projeto, feliz e realizado com sua entrega.

E esse resultado vai muito além do que você entrega ao fim do processo. Na verdade, é uma união de fatores, como comunicação transparente e disponível, entendimento das necessidades, etc.

Equipe motivada

Profissionais de alta performance trabalham por resultados: eles buscam, exatamente, entregar valor em suas execuções. Por isso, mantenha esse espírito e essa cultura organizacional, e lembre-se de premiar os bons trabalhos, além de montar equipes autossuficientes, com profissionais líderes em posições-chave para o sucesso de projeto.

Antes das boas práticas: quais os pilares de uma boa metodologia de gestão de projetos?

Do que adianta implementar boas práticas se a estratégia não tem uma base corporativa segura? É essencial estabelecer o pilares de sua metodologia de gerenciamento de projetos.

Dessa forma, é possível desenvolver um processo que esteja alinhado aos objetivos da empresa. Confira:

  • Gestores da empresa devem estar conscientes das necessidades por trás um bom gerenciamento de projetos. Especialmente na era da Transformação Digital, é essencial contar com uma governança de TI fortalecida, capaz de suplementar todo planejamento e execução estratégica.
  • Arquitetura de um processo de gestão, com apoio de um grupo de profissionais capacitados a analisar novos projetos do ponto de vista técnico e financeiro, entendendo sua viabilidade.
  • Contratação de ferramentas de suporte para os projetos. Aqui, entram em pauta ferramentas completas como CRMs, cloud computing, softwares de gestão com possibilidade de acesso mobile, entre outros.

As melhores práticas para uma gestão de projetos eficiente

Finalmente, com tudo isso em alinhamento, é hora de aplicar algumas das boas práticas para melhorar o seu gerenciamento de projetos.

1# Compartilhar metas e objetivos com toda equipe envolvida

Desenvolver uma comunicação horizontal, transparente e objetiva é a meta de qualquer processo de gerenciamento de projetos. Além de tornar o andamento das operações visível a todos, você fortalece o sentimento de responsabilidade de cada um.

2# Monte uma equipe de resposta aos riscos

Elenque um time responsável por analisar os riscos assim que eles surgirem. Essa tática pode colocar sua empresa à frente das consequências, possibilitando uma resposta rápida e eficiente que não comprometa o gerenciamento dos projetos.

3# Desenvolva um SLA para o projeto

Afinal, quem é responsável pelo quê? Quantas horas cada envolvido deve aplicar ao projeto? E a quem respondem? Essas são dúvidas comuns e que devem constar no SLA do seu projeto.

Dessa forma, todos possuem uma compreensão aprofundada do nível de serviço exigido.

É importante que todos os envolvidos estejam de acordo com o SLA proposto.

4# Estimule a documentação de cada ação

O registro constante das atividades ajudará você a complementar o gerenciamento dos projetos de tecnologia. Dessa forma, é possível agir com rapidez ao mapear quedas na performance ou pequenos erros que estejam impactando os resultados.

5# Utilize uma ferramenta de gestão

É impossível adentrar uma época de Transformação Digital sem o apoio de ferramentas tecnológicas competentes. Um CRM, por exemplo, pode colocar sua empresa em outro nível de gestão — em especial no que diz respeito aos projetos.

Muito além de organizar dados e informações dos clientes, um CRM completo pode servir de ecossistema de soluções tecnológicas. Basicamente, a essência da Transformação Digital no core do seu negócio.

Por isso, é importante entender qual delas melhor se encaixa. Um CRM de nome no mercado pode ser essencial para uma gestão segura dos seus projetos, contato aproximado com o cliente e um pós-vendas baseado em inteligência de dados.

E lembre-se: quando realizar sua escolha, opte pelo CRM número #1 do mercado.

6# Crie uma cultura de feedback

O sucesso do projeto não vem apenas de metodologias bem estabelecidas. Na verdade, esse fator se dá pelo conjunto da obra, com a participação de todos.

O gestor do projeto deve ser o protagonista nesse sentido, identificando pontos de melhoria nos participantes e repassando a eles, sempre em forma de feedback construtivo. Além disso, é importante reconhecer e premiar sucessos.

Porém, lembre-se também de buscar pelo feedback deles sobre o projeto: o que funciona? O que não funciona? Como o gestor pode impactar de uma melhor forma?

São insumos de vital importância para o sucesso do seu gerenciamento de projetos.

8# Reúna a equipe para encerrar o projeto

Rituais são importantes no ambiente corporativo. Do mesmo jeito que se comemora o aniversário de uma empresa, é necessário reservar um tempo para celebrar projetos bem-sucedidos.

Como sempre, comunicação transparente e objetiva é o melhor caminho. Faça todos lembrarem-se de sua importância para o sucesso daquela entrega.

E agora, que tal aplicar essas dicas no seu gerenciamento de projetos? Esperamos que sejam valiosas para o seu negócio!

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